Amata apraksts: paraugs un veidne uzņēmumam

Labs amata apraksts atbild uz diviem jautājumiem: par kādu rezultātu cilvēks atbild un kādus lēmumus viņš pieņem pats. Pienākumu saraksts ir vajadzīgs, bet ar to vien nepietiek. Ja aprakstā nav rezultāta un lēmumu, atbildība klusām paliek pie īpašnieka. Zemāk ir paraugs, divi īsi varianti un veidne, ko varat lejupielādēt un aizpildīt.

Ko par amata aprakstu saka likums

Darba likumā vārdi “amata apraksts” neparādās. Likums prasa, lai darba līgumā būtu norādīta darbinieka profesija atbilstoši Profesiju klasifikatoram un vispārīgs nolīgtā darba raksturojums (Darba likuma 40. panta otrās daļas 5. punkts).

Amata apraksts ir vieta, kur šo raksturojumu izvērš. To sagatavo pats darba devējs, un katrā uzņēmumā tas var atšķirties. Profesijas kodu darba devējs norāda arī tad, kad reģistrē darbinieku VID.

Viena prasība, ko bieži aizmirst: darbiniekam ar aprakstu jābūt iepazīstinātam. Valsts darba inspekcija jau 2021. gadā norādīja, ka līgumā bieži ir atsauce uz aprakstu, bet darbinieks to nav redzējis. Tad nav skaidrs, kādi īsti ir viņa pienākumi.

Kas jāieraksta amata aprakstā

Veidnei ir divas daļas. Pirmā saka, kāpēc amats pastāv. Otrā ir klasiskā daļa, ko gaida darbinieks, grāmatvedis un inspekcija.

1. daļa: amata jēga

• Amata mērķis. Viens teikums: kāpēc šis amats uzņēmumā ir vajadzīgs.
• Galvenie rezultāti. Trīs līdz pieci rezultāti, pēc kuriem redz, ka darbs ir padarīts.
• Lēmumi, ko pieņem pats. Ko cilvēks drīkst izlemt, nejautājot vadītājam. Un kas paliek vadītāja ziņā.
• Rādītāji. Kā rezultātu mēra un cik bieži to pārskata.

2. daļa: klasiskie bloki

• Amata nosaukums un profesijas kods no Profesiju klasifikatora.
• Struktūrvienība un tiešais vadītājs.
• Pienākumi.
• Tiesības.
• Atbildība.
• Kvalifikācijas prasības: izglītība, pieredze, valodas, prasmes.
• Iepazīšanās ar aprakstu: datums un darbinieka paraksts.

Amata apraksta paraugs: operāciju vadītājs

Amata mērķis: nodrošināt, ka pasūtījumi tiek izpildīti laikā un bez īpašnieka iejaukšanās ikdienā.

Galvenie rezultāti:

• Pasūtījumi tiek piegādāti noteiktajā termiņā.
• Katram procesam no pasūtījuma līdz rēķinam ir viens atbildīgais.
• Problēmas tiek pamanītas un nodotas risināšanai, pirms tās sasniedz klientu.

Lēmumi, ko pieņem pats: darba secība noliktavā un ražošanā, maiņu plānošana, piegādātāja izvēle apstiprinātā budžeta robežās.

Lēmumi, kas paliek vadītājam: jauni piegādātāji ārpus budžeta, cenu izmaiņas klientiem, darbinieku pieņemšana un atlaišana.

Rādītāji: piegāžu precizitāte, kavēto pasūtījumu skaits, pārskats reizi nedēļā ar valdes locekli.

Pēc tam seko klasiskā daļa: pienākumi, tiesības, atbildība un kvalifikācija, tāpat kā jebkurā amata aprakstā.

Divi īsi varianti

Pārdošanas vadītājs. Mērķis: jauni klienti mērķa segmentā. Rezultāti: noslēgti līgumi, pārdošanas posmi pierakstīti sistēmā. Lēmumi pašam: atlaide līdz noteiktai robežai, kuru potenciālo klientu uzrunāt. Vadītājam: atlaide virs robežas, jauns produkts.

Noliktavas vadītājs. Mērķis: precīzi krājumi un savlaicīga izsniegšana. Rezultāti: krājumu atlikumi sakrīt ar sistēmu, pasūtījumi izsniegti laikā. Lēmumi pašam: izvietojums, inventarizācijas grafiks. Vadītājam: norakstīšana virs noteiktas summas.

Biežākās kļūdas

• Tikai pienākumi, nav rezultāta. Cilvēks var izpildīt visus punktus, un uzņēmums tomēr nesaņem to, kas vajadzīgs.
• Lēmumi nav nosaukti. Tad katrs jautājums nonāk pie īpašnieka, un viņš kļūst par šauro vietu.
• Apraksts guļ mapē. Darbinieks to nav redzējis un nav parakstījis.
• Apraksts netiek atjaunots. Amats mainās, apraksts paliek trīs gadus vecs.

Amata apraksta veidne (.docx) lejupielādei

Kad apraksts nepalīdz

Ja vairākiem amatiem nav skaidrs, kurš par ko atbild, problēma parasti nav dokumentā, bet tajā, kā darbs pārvietojas pa uzņēmumu. To var noskaidrot divu nedēļu diagnostikā. Ja vēl nezināt, vai tā ir strukturāla problēma, sāciet ar 5 pazīmēm, ka uzņēmumam nepieciešams operāciju audits vai izlasiet, kad uzņēmumam vajag pirmo operāciju vadītāju.

Biežākie jautājumi

Vai amata apraksts ir obligāts? Likumā šāda termina nav. Obligāti ir darba līgumā norādīt profesiju atbilstoši Profesiju klasifikatoram un vispārīgu darba raksturojumu. Praksē darba devēji to izvērš amata aprakstā, ko pievieno darba līgumam.

Vai pienākumi aprakstā drīkst atšķirties no profesijas līgumā? Aprakstā var būt arī papildu uzdevumi, bet profesiju izvēlas pēc galvenā darba, ko cilvēks dara.

Kas jādara ar aprakstu pēc tam, kad tas uzrakstīts? Iepazīstiniet ar to darbinieku, saņemiet parakstu un pārskatiet to, kad amats mainās.

Par kuru ikdienas darbu jūsu uzņēmumā šobrīd neatbild neviens?

Pirmā pārbaude: Gatavības pašnovērtējums.