Īsā atbilde. Digitālā transformācija uzņēmumā ar 30-150 darbiniekiem nesākas ar programmatūru. Tā sākas ar vienu procesu, kas šodien maksā visvairāk naudas vai laika, un ar cilvēku, kurš par to atbild. Pareizā secība ir: izmērīt, kur darbs apstājas; salabot procesu uz papīra; tikai tad izvēlēties rīku; ieviest vienu lietu līdz galam, pirms sākt nākamo. Uzņēmumi, kas sāk ar rīku, parasti pēc gada ir nopirkuši trīs sistēmas un joprojām strādā Excel.

Kāpēc “digitālā transformācija” ir slikts sākumpunkts?

Tāpēc, ka termins aptver gandrīz visu: jauna grāmatvedības sistēma, CRM, e-veikals, noliktavas uzskaite, dokumentu aprite, mākslīgais intelekts klientu apkalpošanā. Kad viss ir “transformācija”, ir viegli sākt nepareizajā vietā, parasti tur, kur pārdevējs bija pārliecinošāks. Praktiskāks jautājums ir šaurāks: kurš process šodien prasa visvairāk cilvēku laika par vismazāko rezultātu? Tam parasti ir trīs kandidāti: pasūtījuma ceļš no klienta līdz rēķinam, informācijas apmaiņa starp pārdošanu un izpildi, un atskaites, ko kāds katru pirmdienu sagatavo ar rokām. Jauna programmatūra pati par sevi reti izlabo salauztu procesu; tā to paātrina.

Solis 1: izmēriet, kur darbs apstājas

Pirms kaut ko pirkt, vienu nedēļu pierakstiet. Cik reizes dienā kāds pārraksta datus no vienas sistēmas citā? Cik ilgi pasūtījums gaida starp nodaļām? Cik stundas mēnesī aiziet atskaišu sagatavošanai? Uzņēmumā ar 40 cilvēkiem šī nedēļa parasti parāda 60-120 stundas mēnesī, kas tiek tērētas datu pārnēsāšanai starp tabulām. Ar vidējo pilno darbinieka izmaksu tas ir konkrēts skaitlis eiro, un tas ir jūsu transformācijas budžets un prioritāšu saraksts vienlaikus.

Solis 2: salabojiet procesu uz papīra

Digitalizēts haoss ir ātrāks haoss. Ja pasūtījumam šodien ir četri apstiprinājumi, no kuriem divi ir tāpēc, ka pirms trim gadiem kāds kļūdījās, sistēma tos visus četrus ieprogrammēs. Uzzīmējiet procesu tādu, kāds tas ir, ar visiem apvedceļiem. Tad uzzīmējiet, kādam tam jābūt: kurš ko dara, ar kādu informāciju, kas notiek, ja kaut kā trūkst. Šis solis maksā vienu vai divas dienas un parasti noņem trešdaļu darbību vēl pirms jebkādas programmatūras. Tas ir arī brīdis, kad procesam parādās īpašnieks; bez īpašnieka neviena sistēma nedzīvos ilgāk par pirmo atvaļinājumu.

Solis 3: tikai tad izvēlieties rīku

Ar uzzīmētu procesu rīka izvēle kļūst īsa, jo jūs zināt, kam tam jāatbilst. Trīs noteikumi, kas Latvijas mazajiem un vidējiem uzņēmumiem praksē ir ietaupījuši visvairāk naudas. Pirmais: izvēlieties rīku, ko komanda spēs uzturēt bez ārēja programmētāja. Otrais: ja rīks prasa mainīt procesu, kas jums strādā, izvēlieties citu rīku. Trešais: sāciet ar vienu integrāciju, kas noņem visvairāk pārrakstīšanas, parasti starp pārdošanu un grāmatvedību. Vai tas būs Pipedrive, HubSpot, Horizon, Odoo vai tabula ar labu formu, ir mazāk svarīgi, nekā šķiet; svarīgi, lai to lietotu visi un lai dati ievadītos vienreiz.

Solis 4: ieviesiet vienu lietu līdz galam

Viens process, viens rīks, viens mēnesis, viens skaitlis, kas rāda, vai kļuva labāk. Pēc mēneša: vai pārrakstīšanas stundas samazinājās? Vai pasūtījums iziet ātrāk? Ja jā, nākamais process. Ja nē, nevis nākamais rīks, bet jautājums, kāpēc cilvēki to nelieto, jo atbilde gandrīz vienmēr ir procesā vai īpašniekā, nevis programmatūrā. Šis ritms, viens process mēnesī, gada laikā digitalizē desmit procesus. Tas ir vairāk, nekā lielākā daļa “transformācijas projektu” sasniedz trīs gados.

Vai par to var saņemt atbalstu?

Var, bet ne vienmēr tajā brīdī, kad vajag. Latvijā uzņēmumu digitalizāciju līdzfinansē valsts un ES, un atbalsts nāk kārtās. Lielākā nesenā programma, LIAA “Atbalsts procesu digitalizācijai” no Atveseļošanas fonda ar grantiem līdz 100 000 eiro, pieteikumu pieņemšanu noslēdza 2025. gadā; nākamās kārtas parasti izsludina LIAA vietnē un platformā business.gov.lv. Pastāvīgi pieejams ir Latvijas Digitālās inovācijas centrs (EDIH), kur digitālā brieduma novērtējums un ekspertu konsultācijas maksā no dažiem simtiem eiro un daļu sedz ES finansējums. Divas lietas, ko ir vērts zināt, pirms pieteikties. Pirmkārt, pieteikumus noraida visbiežāk tāpēc, ka projekts apraksta rīku, nevis izmērāmu procesa uzlabojumu; iepriekš aprakstītie soļi 1 un 2 ir tieši tas, ko vērtētāji vēlas redzēt. Otrkārt, granti atmaksā daļu izmaksu pēc tam, tāpēc naudas plūsma jāplāno pilnai summai. Esmu vadījis LIAA līdzfinansētu digitalizācijas projektu no pieteikuma līdz atskaitei; par programmu izvēli un tipiskajām kļūdām būs atsevišķs raksts.

“Paredzēts, ka šī finansējuma ietvaros Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra varēs sniegt atbalstu grantu veidā vismaz 1750 uzņēmumiem iekšējo komercdarbības procesu digitalizācijai.”

LIAA, “Uzņēmumiem procesu digitalizācijai būs pieejami vairāk nekā 27 milj. eiro”, 2024. gada 27. novembris

Kā saprast, ar ko sākt tieši jums?

Trīs jautājumi. Kurš process šodien prasa visvairāk roku darba? Kurš skaitlis uzņēmumā ir “aptuvens”, jo neviens tam netic? Kurš cilvēks aizietu, un līdz ar viņu aizietu arī veids, kā tiek darīta puse darba? Atbilde uz jebkuru no tiem ir jūsu pirmais projekts. Ja atbildes nav, tas parasti nozīmē, ka par darbību ikdienā neatbild neviens konkrēts cilvēks, un tā ir pazīme, ka vispirms vajadzīgs operāciju audits, nevis programmatūra.

Pārbaudiet paši. Gatavības izaugsmei pašnovērtējums 12 jautājumos parāda, cik lielā mērā jūsu procesi jau ir gatavi digitalizācijai, un kurā no piecām jomām sākt. Četras minūtes, bez e-pasta.

Biežākie jautājumi

Cik maksā digitālā transformācija mazam uzņēmumam? Pirmais process parasti maksā mazāk par 5 000 eiro, ieskaitot rīku un ieviešanu, ja tas tiek darīts iepriekš aprakstītajā secībā. Lielākās izmaksas ir cilvēku laiks, nevis licences.

Vai vispirms vajag CRM vai grāmatvedības sistēmu? To, kura noņem vairāk roku darba. Uzņēmumos ar aktīvu B2B pārdošanu tas gandrīz vienmēr ir CRM, kas savienots ar rēķinu izrakstīšanu.

Vai mākslīgais intelekts ir labs sākumpunkts? Reti. MI paātrina procesu, kas jau strādā; salauztam procesam tas dod ātrākas kļūdas. Sāciet ar soli 1.

Cik ilgi tas viss aizņem? Pirmais process: no mērīšanas līdz strādājošam rezultātam sešas līdz astoņas nedēļas. Pēc tam viens process mēnesī.

Kas ir lielākā kļūda? Sākt ar rīku, ko pārdevējs parādīja demonstrācijā, un pielāgot uzņēmumu rīkam. Otrā lielākā: ieviest trīs lietas vienlaikus.